Optimisez le pilotage de vos projets grâce aux fonctionnalités avancées de Microsoft Project.
Contexte et enjeux
La réussite des projets complexes ne dépend plus uniquement de la qualité de leur planification initiale. Les chefs de projet doivent aujourd’hui gérer simultanément plusieurs projets, optimiser l’utilisation des ressources, suivre les coûts, analyser les écarts et communiquer efficacement avec les différentes parties prenantes.
Microsoft Project propose de nombreuses fonctionnalités avancées permettant d’améliorer le pilotage des portefeuilles de projets, d’anticiper les risques, de mieux répartir les ressources et de produire des tableaux de bord adaptés aux besoins des directions comme des équipes opérationnelles.
Maîtriser les fonctions avancées de Microsoft Project est devenu un véritable levier de performance pour les chefs de projet, PMO et responsables de portefeuille souhaitant fiabiliser leur planification, améliorer leur reporting et optimiser l’utilisation des ressources.
Cette formation donnée à Genève, Vaud, Neuchâtel, Fribourg, Valais et dans toute la Suisse permet aux utilisateurs maîtrisant déjà les fondamentaux de Microsoft Project d’exploiter pleinement les fonctionnalités avancées du logiciel afin de gagner en efficacité, en précision et en qualité de pilotage.
Objectifs pédagogiques
À l’issue de cette formation MS Project – Niveau Avancé, les participants seront capables de :
- Gérer plusieurs projets simultanément avec Microsoft Project.
- Mutualiser les ressources entre différents projets.
- Identifier et résoudre les conflits de ressources.
- Piloter les coûts et suivre les budgets.
- Analyser les écarts entre le prévisionnel et le réalisé.
- Personnaliser l’environnement de travail selon leurs besoins.
- Créer des champs calculés et des indicateurs personnalisés.
- Produire des rapports professionnels et des tableaux de bord.
- Exporter les données vers Microsoft Excel.
- Améliorer la communication autour du suivi des projets.
Architecture du programme
Gérer un portefeuille de projets
Microsoft Project permet de dépasser le cadre d’un projet unique pour piloter plusieurs projets de manière coordonnée.
Thématiques abordées
- Les principes du multi-projets
- Insertion de projets
- Consolidation de plusieurs plannings
- Gestion des tâches externes
- Synchronisation des projets
- Les bonnes pratiques du pilotage multi-projets
Atelier pratique
Création d’un portefeuille de projets et consolidation de plusieurs plannings.
Optimiser la gestion des ressources
L’optimisation des ressources constitue l’un des principaux leviers de performance des projets.
Thématiques abordées
- Mutualisation des ressources
- Pool de ressources partagé
- Affectations avancées
- Audit des ressources
- Détection des surcharges
- Arbitrage et nivellement des ressources
- Optimisation des capacités
Atelier pratique
Analyse d’un portefeuille présentant plusieurs conflits de ressources.
Les participants recherchent les meilleures solutions de planification.
Suivre les coûts et maîtriser les écarts
Le pilotage financier fait partie intégrante du suivi d’un projet.
Thématiques abordées
- Gestion des coûts
- Suivi budgétaire
- Planification de référence
- Mise à jour des coûts réels
- Analyse des écarts
- Variations de planning
- Mesure de la performance
Exercices pratiques
Simulation de l’évolution d’un projet.
Analyse des écarts de coûts et de délais.
Personnaliser Microsoft Project
Adapter l’environnement de travail permet d’améliorer la lisibilité et le pilotage des projets.
Thématiques abordées
- Personnalisation des tables
- Création de champs personnalisés
- Champs calculés
- Personnalisation des affichages
- Création de vues adaptées aux besoins
- Réutilisation d’éléments d’un projet dans un autre
Atelier pratique
Chaque participant construit un environnement personnalisé correspondant à ses besoins métier.
Produire des rapports professionnels
Les chefs de projet doivent communiquer efficacement auprès de leurs équipes, de leur hiérarchie et des parties prenantes.
Thématiques abordées
- Création de rapports personnalisés
- Tableaux de bord
- Indicateurs visuels
- Synthèses d’avancement
- Exportation vers Microsoft Excel
- Préparation de supports de présentation
Atelier pratique
Création d’un tableau de bord projet destiné à un comité de pilotage.
Cas pratique avancé
Cette dernière séquence permet de mobiliser l’ensemble des fonctionnalités avancées découvertes durant la formation.
Projet fil rouge
Les participants prennent en charge un portefeuille de plusieurs projets comprenant :
- des ressources communes ;
- des contraintes de planning ;
- un suivi des coûts ;
- des retards ;
- des conflits de ressources ;
- des besoins de reporting.
Ils devront :
- Consolider les projets.
- Optimiser les ressources.
- Corriger les dérives.
- Produire un tableau de bord.
- Présenter leurs recommandations.
Modalités et méthodologie pédagogique
Durée
1 journée de formation.
Public concerné
- Chefs de projet
- PMO
- Planificateurs
- Coordinateurs de projets
- Responsables de portefeuille de projets
- Utilisateurs maîtrisant les fonctions de base de Microsoft Project
Prérequis
Les participants doivent maîtriser les fonctionnalités fondamentales de Microsoft Project ou avoir suivi la formation MS Project – Les Essentiels.
Approche pédagogique
La formation repose sur une approche résolument opérationnelle.
Plus de 75 % du temps est consacré à la pratique sur Microsoft Project.
Les participants travaillent sur des cas réalistes au travers de :
- démonstrations ;
- exercices guidés ;
- simulations de gestion multi-projets ;
- ateliers de résolution de problèmes ;
- études de cas ;
- travaux collaboratifs.
Chaque fonctionnalité avancée est immédiatement appliquée dans un contexte proche des situations rencontrées en entreprise.
Livrables et formalisation
Les participants repartent avec :
- un support pédagogique complet ;
- les exercices réalisés pendant la formation ;
- des modèles avancés Microsoft Project ;
- des tableaux de bord personnalisés ;
- des bonnes pratiques de gestion multi-projets ;
- une attestation de participation.
Bénéfices attendus et impacts pour l’organisation
Pour les participants
- Maîtrise des fonctionnalités avancées de Microsoft Project.
- Meilleure gestion des portefeuilles de projets.
- Optimisation de l’utilisation des ressources.
- Pilotage plus précis des coûts et des délais.
- Production de rapports professionnels.
- Gain d’efficacité dans le suivi des projets.
Pour l’organisation
- Meilleure visibilité sur les projets en cours.
- Optimisation des ressources disponibles.
- Réduction des conflits de planification.
- Amélioration du pilotage budgétaire.
- Communication renforcée avec les décideurs.
- Fiabilisation des tableaux de bord projets.
Conditions de Réussite
- Disposer d’une bonne maîtrise des fonctions de base de Microsoft Project.
- Travailler sur des cas proches des projets de l’entreprise.
- Utiliser les fonctionnalités avancées dans les projets en cours.
- Partager les bonnes pratiques entre chefs de projet.
- Déployer les tableaux de bord construits pendant la formation.
Synthèse
Microsoft Project offre de puissantes fonctionnalités permettant d’aller bien au-delà de la simple planification. La gestion multi-projets, l’optimisation des ressources, le suivi des coûts et la création de tableaux de bord constituent aujourd’hui des compétences essentielles pour les chefs de projet souhaitant améliorer durablement la maîtrise de leurs projets.
Cette formation MS Project – Niveau Avancé permet aux participants de développer une utilisation experte de Microsoft Project afin de piloter efficacement plusieurs projets, optimiser les ressources, renforcer la qualité du reporting et accompagner la prise de décision grâce à des tableaux de bord fiables et des indicateurs de pilotage pertinents.
